Diferencias claves y cómo explicarlo a los equipos
Si trabajas en nóminas o en People, seguramente alguna vez te han preguntado:
«¿Por qué mi base de cotización es diferente a la base sobre la que me aplican el IRPF?»
Es una duda común entre las personas trabajadoras, y entender estas diferencias es clave para gestionar nóminas de manera eficiente y ofrecer explicaciones claras a vuestros equipos de trabajo.
En este artículo, vamos a desgranar las diferencias entre la base de cotización y la base de IRPF, cómo se calculan y qué impacto tienen en la nómina.
¿Cuál es la base de cotización?
La base de cotización es el importe sobre el que se calculan las aportaciones a la Seguridad Social tanto de la persona trabajadora como de la empresa.
Incluye:
✅ Salario base y complementos salariales (horas extras, pagas extras prorrateadas, pluses, incentivos, festivos, horas complementarias…).
✅ Retribuciones en especie, aunque con ciertos límites.
No incluye:
❌ Dietas y gastos de locomoción dentro de los límites exentos.
❌ Indemnizaciones por despido o traslados dentro de los límites exentos.
¿Para qué se usa?
Determina la cotización de la persona trabajadora y las prestaciones a las que tendrá derecho (prestación por baja médica, jubilación, desempleo, etc.).
¿Por qué hay diferencias entre ambas bases?
- La base de cotización siempre es bruta: Se calcula antes de aplicar deducciones de Seguridad Social o IRPF.
- En la base de IRPF se restan las cotizaciones a la Seguridad Social: Es decir, el IRPF se aplica sobre un importe menor que la base de cotización.
- Existen conceptos exentos en una base pero no en otra: Por ejemplo, las dietas pueden estar exentas de IRPF, pero sí computar en la base de cotización en determinados casos.
- La retención de IRPF es variable: Depende del salario bruto anual, la situación familiar y otros factores que pueden hacer que la base de IRPF sea diferente para cada persona.
Ejemplo práctico para explicarlo a las personas:
Salario bruto mensual de 2.000€ con los siguientes conceptos:
- Salario base: 1.500€
- Pluses: 250€
- Prorrateo de pagas extras: 250€
- Bruto mensual: 2.000€
- Cotización a la Seguridad Social (6,48%): 129,60€
- Retención IRPF (15%): 300€
Base de Cotización: 2.000€ (se calcula sobre el salario bruto total).
Base de IRPF: 1.870,70€ (se restan los 129,60€ de cotización a la Seguridad Social).
💡 Explicación sencilla: «La Seguridad Social se calcula sobre todo tu salario bruto (2.000€), pero el IRPF se aplica sobre lo que queda después de restar lo que ya has pagado a la Seguridad Social (1.870,70€).»
¿Cómo evitar confusiones en la nómina?
- Explicar las diferencias en la entrega de nóminas, aclarando qué es cada base.
- Facilitar simulaciones de retenciones de IRPF para que las personas sepan cómo les afectará.
- Ofrecer asesoramiento en la declaración de la renta en caso de que necesite ajustar sus retenciones o colaborar con partners confiables para que les asesoren en dicha declaraciones.
Las diferencias entre la base de cotización y la base de IRPF pueden generar dudas entre las personas, pero con una buena comunicación desde el departamento de nóminas, se pueden evitar malentendidos y errores.
¿Tu equipo tiene dudas sobre cómo se calculan las nóminas? En HR360 Consulting, estamos aquí para ayudar a empresas a gestionar sus nóminas con total transparencia y ayudar a tener equipos felices, para obtener nuestra ayuda contáctanos para más información aquí.
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